Jak wykonać raport sprzedażowy w excelu – krok po kroku

Jak wykonać raport sprzedażowy w excelu – krok po kroku

Funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa jest oparte na setkach drobnych czynności, które są niezbędne do jego prawidłowego działania – i to właśnie one wymagają stałego dokumentowania oraz przepływu danych o ich stanie i statusie. To właśnie raporty są taką formą dokumentacji i udzielania informacji dotyczących danego sektora firmy pozostałym działom, potrzebującym ich do pracy.

1. Czym jest raport i jaki jest jego cel?

Dane to klucz do rynku, to właśnie dzięki nim jesteśmy w stanie wysunąć wiele istotnych wniosków. W zależności od tego, jakich konkretnych informacji będziemy potrzebowali, to właśnie zbiór posiadający te dane może być zbawienny – chociażby w przypadku gdy nasza firma zajmuje się reklamą poszczególnych marek – zebrane dane mogą przybliżyć oczekiwania wszelkich konsumentów, na skutek czego będziemy w stanie polepszyć i rozbudować politykę oraz kampanie danego przedsiębiorstwa tak aby było ono bardziej przyjazny rynkowi. Innym przykładem wykorzystania informacji może być giełda – gdy posiadamy odpowiednią ilość danych, jesteśmy w stanie przewidzieć wzrost lub spadek akcji niektórych firm na rynku. Posługując się odpowiednią wiedzą, możemy uniknąć nieprzyjemności, a nawet się wzbogacić.

Najlepszym sposobem prezentowania tego zbioru informacji jest raport. Każda mniejsza lub większa firma operuje na danych, które są zbierane przez pewien okres i odpowiednio przygotowywane, a następnie wysyłane do jej wybranych segmentów, gdzie na podstawie ułożonego raportu, będą wyciągane właściwe wnioski.

compute-base

2. Budowa raportu

Nieodpowiednio skonstruowany raport może przyczynić się do błędnych wniosków, które mogą mieć wielki wpływ na powodzenie prowadzonych działań przez firmę, dlatego dobrze zbudowany raport powinien się składać z cech takich jak: przejrzystość, łatwość użytkowania i kompletność danych.

Przejrzystość danych

Jest to cecha niezbędna do działania na danych. Informacje zawarte w raporcie muszą być zestawione w tak prosty sposób, aby łatwo i szybko poruszać się w dokumencie w obrębie najważniejszych danych, dlatego też najważniejszym jest rozbicie ich na poszczególne struktury danych, które będą zawierać kategorie i odpowiednie oznaczenia – w tym celu należy zbudować dany raport na 1 ekranie, następnie wyselekcjonować odpowiednie rekordy w taki sposób aby nie nachodziły na kolejne i nie powodowały zamieszania poprzez ich natłok. Kolejnym krokiem będzie ukrycie danych cząstkowych i zestawienie ich sum z możliwością rozwinięcia tych danych (ukrytych), które nas interesują. Finalnym posunięciem jest nadanie odpowiednich barw, każdego rodzaju informacjom tak aby się odróżniały od siebie pod kątem danej kategorii, roku czy innej cechy która jest dla nas ważna.

Łatwość użytkowania

Raport musi zostać tak sporządzony przez analityków oraz specjalistów, aby był on dostosowany do użytkownika – w przypadku gdy kierujemy raport do kadry zarządzającej zbiorem osób, które zajmują się sprzedażą owoców i warzyw na giełdzie rolniczej, trafiamy na figury, które mają za zadanie prowadzić relacje międzyludzkie i zmanipulować tak swoją działalnością aby sprzedaż była jak najwyższa – w tym wypadku taka grupa zazwyczaj nie zajmuje się operacją nad liczbami, tylko jak największą sprzedażą swoich produktów. Z reguły umiejętność takich relacji społecznych nie łączy się ze zdolnościami analitycznymi, dlatego też raport musi zostać dostosowany tak aby skupiał jak najmniej niepotrzebnych informacji oraz podsumowywał wnioski płynące z niego.

Ponadto raporty nie mogą odstraszać swoim wyglądem – muszą zostać na tyle zoptymalizowane aby odbiorcy jak najłatwiej przewijali się przez struktury informacji, ponieważ nie każdy użytkownik excela posiada zaawansowane umiejętności i umie działać chociażby na tabelach przestawnych. Cecha “user friendly” jest najważniejszą wśród raportów, bo to właśnie ona ma wpływ na logiczny odbiór informacji przez odpowiednie działy, unikając jak najwięcej błędów w komunikacji, umożliwiamy szybszą pracę i rozwój firmie.

Kompletność danych

Najważniejszym pytaniem jakie sobie możemy sobie zadać – co się stanie jeżeli dane, które otrzymamy w raporcie będą niekompletne?

Jedną z istotniejszych części raportu jest kompletna zawartość informacji, to właśnie ona sprawia, że nieomylnie dostosujemy nasze oferty do kampani. Jednak, gdy dojdzie do tego, że będziemy posiadali jedynie niepełną zawartość istotnych dla nas danych, to może dojść do wielu sytuacji w których możemy być mniej lub bardziej stratni. Dla przykładu, w przypadku złego doboru ilości surowca do produkcji, nasza produktywność spadnie, czego rezultatem jest mniejsza ilość przychodów – i jest to jedna z pozytywniejszych opcji. Niekompletność danych może również doprowadzić do niewłaściwego rozporządzenia środkami firmy, czego skutek może być o wiele bardziej poważny i doprowadzić do nierentowności przedsiębiorstwa.

Przeczytaj: Jak zwiększyć sprzedaż B2B do 80% w 7 dni – BlendBerg📈

3. Raport sprzedażowy

Każda organizacja, która zajmuje się sprzedażą powinna monitorować dane dotyczące swoich produktów oraz poszczególnych segmentów, które mają wpływ na odbiór jej działalności przez odpowiednią grupę konsumentów.

Raport sprzedażowy w odróżnieniu od zwykłego, musi zawierać szczegółową strukturę, poza ważnymi dla nas kategoriami związanymi z datą czy ilością przedmiotów – zaleca się rozbudować go o konkretną serię dodatkowych informacji odnośnie wybranych przez nas kategorii, które pozwolą nam przeanalizować problematykę u jej źródła. Raporty zostają generowane na podstawie określonego czasu, każdy ten przedział przynosi różną ilość przydatnych informacji.
Podział raportów sprzedażowych względem częstotliwości ich pozyskiwania:

  • Raport dzienny

W niektórych branżach stosowane są raporty dobowe, jednak są one według większych firm, najmniej użyteczne ze względu na ich częstotliwość – kierownictwo nie zawsze posiada czas aby zająć się oceną sytuacji na poszczególny dzień.

Jednak w przypadku mniejszych firm, które systematycznie codziennie nadrabiają braki w asortymencie – na podstawie codziennego zbioru informacji, są w stanie określić jaką ilość towaru muszą zamówić bądź wyprodukować na kolejny dzień.

  • Raport tygodniowy

Najbardziej cenionym raportem pod względem czasu jest tygodniowy. Pozwala na szybki i bieżący monitoring aktywności i wyników wszystkich sektorów zajmujących się sprzedażą. Dzięki niemu jest możliwość bieżącego monitorowania działania firmy i ewentualnych poprawek w przypadku odchyleń od zamierzonych planów.

  • Raport miesięczny

W przypadku comiesięcznych raportów, można dokonać wszelkich analiz finansowych oraz marketingowych odnoszących się do wzrostu bądź spadku zainteresowania danymi produktami, zestawienia kosztów i zysków. Dzięki temu typowi raportów, można bezpiecznie zaplanować przyszłe nastawienie oraz działalność firmy.

working-mail

4. Przygotowanie raportu sprzedażowego – krok po kroku

 

4.1. Wybór raportu sprzedażowego

W początkowej fazie tworzenia dokumentu, nasze zadanie będzie pochodzenia merytorycznego – zanim zaczniemy przygotowywać raport sprzedażowy, musimy sprecyzować ramy czasowe jaki będzie on obejmować. Do wyboru posiadamy raport: dzienny, tygodniowy i miesięczny – każdy z nich ma indywidualne zadanie (ich dokładny opis znajduje się w tym artykule, powyżej).

Gdy zdecydujemy się już na jeden z wspomnianych rodzajów tego zestawienia, naszym kolejnym zadaniem będzie wybór interesujących nas informacji, które będą znajdować się w tym zbiorze danych – wyszczególnić możemy m. in. takie rekordy jak: zyski, koszty oraz datę. Następnym etapem będzie normalizacja baz danych, którymi będziemy się posługiwać.

Normalizacja ma na celu usunąć błędy (redundancję oraz inne zjawiska) z baz danych, na których będziemy przeprowadzać operacje. Zabieg ten składa się z trzech postaci, a każda z nich odpowiada za coraz to bardziej efektywną dekompozycję.

Rozróżniane postacie normalne:

  • Pierwsza postać normalna

W tej formie, musi zostać zdefiniowany klucz relacji, natomiast pozostałe atrybuty, które są nie kluczowe, mają określoną funkcję zależną od naszej wybranej głównej zasady.

  • Druga postać normalna

Relacja ta może zostać spełniona tylko gdy zostanie przeprowadzony wcześniej zabieg normalizacji 1 stopnia oraz gdy żadna kolumna nie kluczowa nie jest zależna od klucza potencjalnego (np. kiedy posiadamy 3 kolumny określające kolejno: imię, nazwisko oraz płeć – domyślnie kolumny imie oraz nazwisko stają się kluczem potencjalnym, który ma za zadanie wskazać na to, że osoba przedstawiona w tabeli jest danej płci, czym eliminuje trzecią zbędną kategorię, która posiada opis płci).

  • Trzecia postać normalna

Relacja ta może zostać spełniona tylko gdy zostanie przeprowadzony wcześniej zabieg normalizacji 2 stopnia oraz gdy żaden atrybut niekluczowy nie jest zależny funkcyjnie od innych atrybutów nie kluczowych (np. kiedy posiadamy 2 kolumny kolejno: stanowisko oraz stawkę za godzinę – to dane stanowisko powinno posiadać domyślnie przybraną stawkę, ponieważ w momencie gdy stawka zostanie zwiększona, to może dojść do błędu w którym umieścimy podwyższoną kwotę, tylko przy części osób na danym stanowisku, a nie domyślnie dla całego zbioru ludzi wykonujących pracę na tym stopniu)

Krokiem finalnym jest określenie środowiska w którym będziemy tworzyć raport, w tym przypadku posłużymy się tabelą przestawną wykonaną w excelu.

Tabela przestawna

Jest to narzędzie analityczne arkusza kalkulacyjnego, które pozwala w przejrzysty i elastyczny sposób na przedstawienie danych poprzez wybór oraz filtrację rekordów względem wybranych przez nas kolumn bez naruszenia danych oryginalnej źródłowej tabeli. Umożliwia ona podejmowanie lepszych decyzji biznesowych poprzez podsumowanie, analizę, przegląd i przedstawienie klarownych danych, które można wyświetlić poprzez nieskomplikowany sposób. Na podstawie tabel przestawnych, można tworzyć wykresy, które są automatycznie uaktualniane wraz z doborem interesujących (przez nas) danych.

4.2. Operacje na danych

Gdy importujemy zebrane dane aby ustalić raport, najczęściej są one niepełne, posiadają zbędne informacje lub nie są odpowiednio przygotowane – najczęściej rekordy wyglądają jak na załączonym poniżej zdjęciu.

excel-1

 

Pierwszym krokiem jaki podejmiemy, będzie wyszczególnienie nazw kolumn, a następnie przypisanie poszczególnych produktów do odpowiadających im kategoriom.

excel-2

Kolejnym krokiem będzie usunięcie zbędnych danych, (w tym przypadku kolumn zawierających zera) a następnie nadanie odpowiedniego formatu poszczególnym wierszom rekordów.

excel-3

Finalnym krokiem będzie utworzenie tabeli przestawnej, w której zawrzemy informacje, które będą dla nas najważniejsze, przy tym pamiętając o nałożeniu odpowiednich filtrów odpowiadających za to aby nasz raport był przejrzysty. Tabela przestawna jest o tyle przyjemnym środowiskiem, w którym możemy elastycznie wyświetlać, dodawać i usuwać produkty, które są dla nas ważne.

excel-4

5. Podsumowanie

Zbiór informacji to kluczowy element rozwoju każdego przedsiębiorstwa. W zależności od typu naszego raportu, (w tym wypadku sprzedażowego) możemy dostrzec co przynosi najwięcej zysków, a co strat. To właśnie dzięki niemu jesteśmy w stanie zauważyć takie aspekty jak to, czy nasza firma się rozwija oraz czy kampanie reklamowe dają zamierzone efekty. Raport jest najczęściej podzielony na 3 rodzaje, które są tworzone na przestrzeni czasu: dzienny, tygodniowy i miesięczny. Każdy z nich ma swoją indywidualną funkcję, której zastosowanie niesie różne efekty. Profesjonalny raport aby mógł zostać umiejętnie użyty musi spełniać takie warunki jak: przejrzystość, kompletność i spójność wiarygodnych danych oraz łatwość użytkowania. Najprostszym sposobem przygotowania takiego raportu sprzedażowego, jest użycie tabeli przestawnej w arkuszu kalkulacyjnym, dzięki niej jesteśmy w stanie elastycznie dopasować dane oraz poprawić je bez żadnych obaw. Zanim jednak dojdziemy do finalnego efektu jakim jest profesjonalnie wykonany raport sprzedażowy w excelu, musimy umiejętnie operować na danych, tak aby uniknąć błędów oraz nadmierności informacji – w tym celu przeprowadzamy zabiegi normalizacyjne naszych baz danych.

Gdy zastosujemy wszystkie zabiegi jakie zostały wymienione w powyższym artykule, przybrany przez nas dokument jakim jest raport, może zostać z łatwością odczytany przez wybrany segment naszej firmy oraz na jego podstawie mogą zostać przeprowadzone odpowiednie kroki, bez żadnych obaw.

BlendBerg Team
Tekst Wspólny Zespołu BlendBerg
Mail

city-business
Up Next:

[Ranking] Największe Polskie marki znane za granicą w 2017/2018 roku

[Ranking] Największe Polskie marki znane za granicą w 2017/2018 roku