Jak stworzyć dobrą bazę danych?

Stworzenie dobrej i rzetelnej bazy danych wbrew pozorom wcale nie jest prostym zadaniem. Dobrze zorganizowana i przygotowana baza danych okazuje się być cennym, a czasem jednym z kluczowych elementów w działaniu firmy, pozwalającym na praktyczne zarządzanie danymi i dającym poczucie swobody, że żaden z czynników nie został pominięty. Te przedsiębiorstwa, które są w posiadaniu jakościowej bazy danych, można powiedzieć, że postawiły pierwszy krok ku odniesieniu sukcesu. Dzięki pełnym i uaktualnionym  informacjom o klientach, mogą z nimi nawiązać pierwszy kontakt, by później rozpocząć biznesowe rozmowy.

Zainteresowany Bazami Firm, Generujących Sprzedaż? Zapraszamy do Kontaktu!

O tym, że nie jest to jednak łatwe świadczą opinie ekspertów, którzy mówią o zjawisku niechęci dzielenia się swoimi danymi w internecie, co w efekcie prowadzi do wielu błędów, które gromadzą się w formularzach. Specjaliści podkreślają, że obecnie nie jest aż tak dużym problemem pozyskanie danych, ale to w jaki sposób uzyskać dostęp do danych prawdziwych.

 

Jak zatem powinna wyglądać dobra baza danych?

 

Przede wszystkim na początku należy określić cel, któremu przygotowana baza danych będzie służyć. Trzeba zadać sobie pytanie, jakich informacji baza powinna dostarczać jej przyszłym użytkownikom. Do zrealizowania tego punktu potrzebna będzie rozmowa z docelowymi użytkownikami. Ważnym będzie, aby określili oni jakich zagadnień oczekują w owej bazie danych oraz jakie informacje mają określać te zagadnienia (pola w tabelach).

 

Gdy już zrealizowane zostaną te punkty, kluczową rzeczą jaką będzie wyróżniać się baza danych będzie jej kompletność. Co można rozumieć pod tym pojęciem? Kompletna baza danych to wbrew pozorom nie tylko informacje z nazwą firmy tudzież adresem mailowym. Takie pola to zdecydowanie za mało. Powinno się w niej znaleźć dodatkowo imię i nazwisko osoby zarządzającej bądź tej wydelegowanej do kontaktu, dokładny adres, numery telefonów (najlepiej kilka), numery faksów, określenie branży i czym dokładnie dane przedsiębiorstwo się zajmuje, przychody, jakie uzyskała na przełomie ostatnich kilku lat, NIP czy status prawny. Oczywiście, każda z baz jest inna i nie wszystkie wspomniane elementy muszą zostać użyte. Ważnym jest jednak, aby wszystkie zawarte informacje były przydatne dla użytkownika.

 

Kolejnym aspektem świadczącym o wysokiej jakości bazy danych będzie jej wiarygodność. To jest to, co zostało wspomniane już wcześniej, czyli należyta poprawność w uzupełnianiu kolejnych rekordów. Dokładność i precyzja są w tym momencie rzeczami bezcennymi. Gdy tylko pojawi się literówka w adresie email czy nieskrupulatnie zostanie zapisany numer telefonu, zapewne dojdzie do sytuacji, że kontakt z potencjalnym klientem tudzież partnerem biznesowym stanie się utrudniony, a nawet wręcz niemożliwy.

 

Przeszkodą uniemożliwiającą zapewnienie poprawności może okazać się aktualność zebranych informacji. Dlatego też, rozwiązaniem wydaje się zweryfikowanie na podstawie kilku dostępnych źródeł, ewentualnie zwrócenie uwagi na to kiedy zostały one zebrane.  

 

Osoby tworzące bazę powinny pamiętać o zasadzie, że w tabeli nie powinny występować zduplikowane rekordy. Podobnie jest z całymi tabelami – zawarte w nich informacje  nie powinny pojawiać się ani powtarzać w różnych tabelach. Jeśli pojawi się sytuacja, że dane gromadzone są tylko w jednej tabeli, najlepszym rozwiązaniem wydaje się wówczas aktualizacja, zmieniając dane tylko w tym jednym wskazanym miejscu. Jest to rozwiązanie bardziej opłacalne, a ponadto jest małe prawdopodobieństwo pojawienia się niezgodności danych, które są zapisane w różnych miejscach (np. adres mailowy i nr kontaktowy do klienta zapisany tylko raz w jednej tabeli).

 

Każda z tabel powinna zawierać informacje, tylko na jeden temat. Jeśli w tabeli znajdą się dane dotyczące tylko jednego z zagadnień, mogą być one bezproblemowo przetwarzane, niezależnie od danych, które tyczą się innych zagadnień. Przykład – adresy klientów przechowywane są w innej bazie aniżeli opis szczegółowy firmy.

Jak pokazał raport przeprowadzony przez TDWI, roczna strata przedsiębiorstw działających tylko i wyłącznie na terenie Stanów Zjednoczonych wynikająca z posiadania niezbyt dobrze przygotowanej bazy danych wyniosła aż 611 miliardów dolarów. Duże organizacje w USA, poświęcają rocznie sumę około 200 tysięcy dolarów na zjawisko direct mailingu, które z uwagi na złej jakości dane nie jest w stanie się zwrócić, powodując, że wymiar osiąganych strat jest bardzo duży.

 

Odpowiedzialne firmy zatem powinny skupić się na budowie fachowych baz danych, które na pewno w dłuższej perspektywie czasowej przyniosą pożądane efekty. Przedstawiony krótki elementarz, z podstawowymi praktykami powinien ułatwić działanie, jeśli jakieś przedsiębiorstwo planuje w najbliższym czasie podjąć się stworzenia takiej bazy.

Zainteresowany Bazami Firm, Generujących Sprzedaż? Zapraszamy do Kontaktu!

Na rynku polskim działa także kilka firm, które zajmują się profesjonalnym przygotowaniem baz danych dla swoich klientów, według ich preferencji. Jedną z takich organizacji jest Blendberg, który jest w posiadaniu bardzo bogatej oferty z gotowymi już bazami danych, ale także potrafi sprostać zadaniu i przygotować informację na zamówienie firmy. Cel, jaki przyświeca profesjonalistom Blendberg to pomoc klientowi w rozwoju, dzięki dostarczaniu wysokiej jakości baz danych, a także ich późniejsza analiza.

 

Jeśli więc planujesz rozwój swojej firmy, ale chciałbyś zaoszczędzić cenny czas, warto się zastanowić nad skorzystaniem z tego, co oferuje Blendberg, a dodatkowo, jako nowy klient, otrzymasz rabat w postaci 25 % od normalnej ceny.



Dodaj komentarz